İş Emri Takip Programı: Açılıştan Faturaya Dijital İş Emri
İş emri; bir işin hangi müşteri ve cihaz için, kim tarafından, ne zaman ve hangi kapsamda yapılacağını tanımlayan kayıttır. İş emri takip programı bu kaydı kâğıttan çıkarıp dijitalleştirir: iş emri açılır, personele atanır, durum aşamalarıyla izlenir, sahada parça ve fotoğraf eklenir, müşteriye imzalatılır, PDF servis formu gönderilir ve tek tıkla faturaya dönüştürülür. Servis Pozitif'te tüm bu adımlar web ve mobilde aynı iş emri kartında yürür.
Firmanıza özel alanlar ve durum aşamaları
Mobilde müşteri imzası ve PDF servis formu
Parça bağlama ve iş emrinden faturaya geçiş
İş emri nedir, neden önemlidir?
İş emri, müşteri talebinin uygulanabilir bir göreve dönüşmüş halidir. Talep "kombim su akıtıyor" diyen müşterinin cümlesidir; iş emri ise bu talebin hangi cihaz için, hangi teknisyene, hangi tarihte verildiğini ve sonunda ne yapıldığını gösteren kayıttır. Talebin nasıl karşılandığı ve iş listesine nasıl düştüğü iş talep yönetimi sayfasında anlatılır; bu sayfa iş emrinin kendisine, yani formuna, aşamalarına ve kapanışına odaklanır.
Kâğıt iş emirleri kaybolur, okunmaz, ofise geç ulaşır ve faturaya aktarılırken hata yapılır. Dijital iş emri ise sahada doldurulduğu anda ofiste görünür; kim, ne zaman, neyi değiştirdi kayıt altında kalır.
İş emri formunda bulunması gereken alanlar
İyi bir iş emri formu, teknisyenin sahaya hazırlıklı gitmesini ve işin sonunda tartışmasız bir kanıt bırakmasını sağlar. Servis Pozitif'te standart alanlara ek olarak firmanıza özel alanlar tanımlayabilir, kuruma özel servis formu şablonu kullanabilirsiniz.
| Bölüm | Alanlar | Ne sağlar? |
|---|---|---|
| Kimlik | İş emri no, açılış tarihi, kaynak (telefon, WhatsApp, web formu, portal) | Kaydın izlenebilirliği |
| Müşteri | Ad/unvan, telefon, adres, harita konumu, kurumsal müşteri kullanıcısı | Doğru adrese doğru kişiye gidilmesi |
| Cihaz / ürün | Marka, model, seri no, QR/barkod; bir iş emrinde birden fazla cihaz | Cihaz geçmişi ve garanti kontrolü |
| Talep | Şikâyet / istek açıklaması, öncelik, fotoğraf | Teknisyenin hazırlıklı gitmesi |
| Atama | Personel veya ekip, randevu tarihi ve saati | Sorumluluğun netleşmesi |
| Uygulama | Yapılan işlem, kontrol listesi, kullanılan parçalar, işçilik | Yapılan işin kanıtı ve maliyet |
| Onay | Müşteri imzası, teknisyen notu, PDF servis formu | Anlaşmazlıkların önlenmesi |
| Finans | Ücret, indirim, fatura, tahsilat, kalan bakiye | İşin paraya dönüşmesi |
| Özel alanlar | Firmanıza özgü bilgiler | Sektöre uyum |
İş emri durum aşamaları
Durum aşamaları, iş emrinin nerede beklediğini tek kelimeyle gösterir. Aşağıdaki akış tipik bir örnektir; Servis Pozitif'te durumları kendi iş modelinize göre tanımlayabilirsiniz.
- Açıldı: talep kaydedildi, müşteri ve cihaz bağlandı.
- Teklif / onay bekliyor: gerekiyorsa teklif gönderildi, müşteri linkten onaylıyor.
- Planlandı: personel atandı, randevu ajandaya yazıldı.
- Sahada: teknisyen mobilde Yolda, Vardı, Başladı adımlarını işaretledi.
- Parça bekliyor / dış serviste: parça siparişi, üretici veya dış servise gönderim.
- Tamamlandı: işlem girildi, müşteri imzaladı, servis formu gönderildi.
- Faturalandı / tahsil edildi: fatura kesildi, ödeme alındı.
Durum değişikliklerinde müşteriye SMS veya WhatsApp bildirimi gönderilebilir; müşteri TalepGo portalında işinin aşamasını kendisi de görebilir. Böylece "işim ne durumda?" aramaları azalır.
Sahada iş emri: imza, fotoğraf ve PDF
Dijital imza
Teknisyen işi bitirdiğinde müşteri, mobil uygulamada ekrana imza atar. İmza iş emrine ve servis formuna işlenir; yapılan işin müşteri tarafından kabul edildiğinin kanıtı olur.
Fotoğraf, dosya ve kontrol listesi
İşin öncesi ve sonrası fotoğraflanır, dosyalar bulutta iş emrine eklenir. Dijital kontrol listesinde koşullu sorular, min/max değer uyarıları ve soru başına fotoğraf kullanılabilir; standart adımların atlanması önlenir.
PDF servis formu
İş emri kapandığında kuruma özel tasarımlı servis formu PDF olarak oluşur ve müşteriye e-postayla gönderilir. Bağlantı olmayan yerlerde çevrimdışı çalışma sayesinde imza ve veriler kaybolmaz.
İş emrine parça bağlama ve stok
İş emrinde kullanılan her parça, stok ve depo yönetimi ile ilişkilendirilir. Parça ilgili depodan (teknisyenin araç deposu dahil) düşer, maliyeti iş emrine yansır. Böylece hangi işte hangi parçanın kullanıldığı, depoda ne kaldığı ve işin kârlı olup olmadığı aynı veriden görülür. Cihazla ilgili tüm iş emirleri cihaz kartında geçmiş olarak birikir.
İş emrinden faturaya
İş emrindeki işçilik ve parça kalemleri yeniden yazılmadan faturaya aktarılır. Fatura onaylandığında stok ve cari hesap otomatik güncellenir; ön muhasebe modülünde e-Fatura/e-Arşiv kesilir, tahsilat kasaya veya bankaya işlenir, müşteri isterse online ödeme ile kartla öder. Tamamlanmış ama tahsil edilmemiş iş emirleri raporlarda ayrıca listelenir; böylece hiçbir iş "yapıldı ama parası alınmadı" durumunda unutulmaz.
İş emri verisinden yönetim raporlarına
Dijital iş emirleri biriktikçe yönetim için değerli bir veri kaynağı oluşur. Rapor yönetimi ile bekleyen işler, servis kârlılığı, personel karnesi ve tahsil edilmemiş işler izlenir. Tüm modülleri görmek için teknik servis programı sayfasına bakabilirsiniz.
Nasıl başlanır?
Ücretsiz demo hesabı oluşturun, ilk iş emrinizi açıp mobilde kapatın ve servis formunun PDF'ini kendinize gönderin. Paketler için fiyatlar, sorularınız için iletişim sayfasını kullanabilirsiniz.
İş Emri Takip Programı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
İş emri nedir?
İş emri, bir işin kim tarafından, hangi müşteri ve cihaz için, ne zaman ve hangi kapsamda yapılacağını tanımlayan resmi kayıttır. Serviste iş emri; talebi, atanan personeli, yapılan işlemi, kullanılan malzemeyi ve müşteri onayını tek belgede toplar.
İş emri ile servis formu arasındaki fark nedir?
İş emri, işin başından sonuna kadar yaşayan kayıttır; servis formu ise iş tamamlandığında müşteriye verilen, yapılan işi ve imzayı gösteren çıktıdır. Servis Pozitif'te servis formu iş emrinden otomatik oluşur ve PDF olarak e-postayla gönderilebilir.
İş emri formunda hangi alanlar bulunmalı?
Temel alanlar: iş emri numarası, tarih, müşteri ve adres, cihaz/ürün ve seri numarası, talep veya şikâyet, atanan personel, randevu, durum, yapılan işlem, kullanılan parçalar, işçilik ve ücret, fotoğraflar, müşteri imzası ve notlar. Firmanıza özel bilgiler için özel alanlar eklenebilir.
Teknisyen iş emrini sahada kapatabilir mi?
Evet. Teknisyen mobil uygulamada işlemi ve parçayı girer, fotoğraf ve kontrol listesini doldurur, müşteriye ekranda imza attırır ve işi kapatır. İnternet yoksa çevrimdışı çalışır, veriler bağlantı gelince aktarılır.
İş emrinde kullanılan parçalar stoktan düşer mi?
Evet. İş emrine bağlanan parça, ilgili depodan düşer ve iş emrinin maliyetine yansır. Böylece hem stok hem servis kârlılığı doğru izlenir.
İş emrinden fatura kesilebilir mi?
Evet. İş emrindeki işçilik ve parça kalemleri faturaya aktarılır; fatura onaylandığında stok ve cari hesap otomatik güncellenir. e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu ile resmi fatura da kesilebilir.