WhatsApp'tan Arıza Kaydı: Chatbot Talebi Toplar, Servis Kaydı Kendiliğinden Açılır

Telefonla arıza kaydı neden yoruyor?

• Müşteri arar, adres ve cihaz bilgisi telefonda eksik alınır, "tekrar arar mısınız" döngüsü başlar.
• Fotoğraf istenince müşteri teknisyenin kişisel WhatsApp'ına gönderir; yazışma firmada değil, personelin telefonunda kalır. Personel ayrılınca müşteri geçmişi de gider.
• Mesai dışında gelen talepler kaybolur ya da sabah geri dönüş listesine eklenir.
• Mesajı okuyan kişi bilgiyi bir de servis programına yeniden yazar.

WhatsApp modülü bu dört noktayı tek akışta çözer: talep yapılandırılmış gelir, yazışma firmanın sisteminde kalır, talep kaydı yazışmadan çıkmadan açılır.

Chatbot nasıl çalışır?

1. Karşılama: Müşteri firmanızın WhatsApp numarasına yazar. Telefonu sistemde kayıtlıysa adıyla karşılanır; değilse ad soyadı sorulur. Menüde üç seçenek çıkar: Arıza Bildir, Talep Sorgula ve İnsan (temsilciye bağlan). Müşteri her an "0" yazarak temsilciye geçebilir.
2. Sorun: Müşteri arızayı kısaca yazar; örneğin "Bulaşık makinesi su almıyor".
3. Cihaz türü: Bot, firmanızda tanımlı cihaz türlerini liste olarak sunar (en fazla 7 seçenek ve "Diğer").
4. Cihaz: Müşterinin kayıtlı cihazları varsa listeden seçer; yoksa marka, model ve seri numarasını yazarak yeni cihaz ekler. İsterse "Cihazsız Devam Et" der.
5. Fotoğraf: "Fotoğraf Gönder" ya da "Atla". Gönderilen fotoğraf talebe eklenir.
6. Adres ve konum: Kayıtlı adres varsa "Bu adres doğru mu?" diye onaylatılır; yoksa açık adres istenir. Müşteri isterse WhatsApp'tan konumunu da paylaşır.
7. Randevu tercihi: Sabah (09-12), Öğlen (12-17) veya Akşam (17-20).
8. Özet ve onay: Bot tüm bilgileri "Servis Talep Özeti" olarak gösterir. Müşteri Onayla derse talep açılır ve WP-xxxx talep numarası iletilir; Yeniden derse akış baştan başlar.
9. Durum sorgulama: Müşteri daha sonra "Talep Sorgula" seçip talep numarasını yazar; bot cihaz, sorun, güncel durum ve kayıt tarihini döner.

Özellikler

Chatbot

• 7/24 otomatik karşılama, menü butonlarıyla yönlendirme (Arıza Bildir / Talep Sorgula / İnsan)
• Kayıtlı müşteriyi telefon numarasından tanıma; kayıtlı cihaz ve adresi önerme
• Firmaya özel cihaz türü listesi
• Marka, model ve seri numarası toplama; fotoğraf ve konum alma
• Sabah / öğlen / akşam randevu tercihi
• Onaylanan talepte otomatik servis talebi (WP-xxxx numarası)
• Talep numarasıyla durum sorgulama
• Konuşma bazında bot aç/kapa: ekip devraldığında bot o konuşmada susar

Ortak gelen kutusu (WhatsApp Business)

• Bütün konuşmalar tek listede: kim yazmış, kaç okunmamış mesaj var, hangi konuşma açık
• Yazışmalar personelin kişisel telefonunda değil, firmanın sisteminde
• Konuşmadan servis talebi: müşterinin yazdığı arızayı yazışmadan çıkmadan talebe dönüştürme
• Durum değişince müşteriye WhatsApp'tan bilgi
• Toplu mesaj: kampanya, bakım hatırlatması ya da duyuruyu seçtiğiniz müşterilere tek seferde gönderme
• Firma adınızla, resmi işletme hesabından yazışma

Kurulum

"Facebook ile bağlan" ile kurulum yaklaşık 5 dakika sürer. Giriş Meta'nın kendi penceresinde yapılır, şifreniz Servis Pozitif'e gelmez. Kendi Meta uygulamasını kuranlar teknik bilgilerle (Phone Number ID, Access Token, WABA ID) manuel bağlantı da yapabilir.

Başlamadan önce gerekenler: bir Facebook hesabı (yalnızca kurulum girişi için), Meta işletme hesabı (yoksa kurulumda oluşturulur) ve SMS veya arama alabilen bir telefon numarası. Numara normal WhatsApp uygulamasında kayıtlıysa bağlamadan önce oradan hesabın silinmesi gerekebilir.

Kimler için?

• Beyaz eşya, klima ve kombi servisleri: yoğun sezonda telefon trafiğini WhatsApp'a kaydırmak isteyenler.
• Elektronik, telefon ve küçük ev aletleri servisleri: arızayı fotoğrafla baştan görmek isteyenler.
• Medikal, güvenlik ve endüstriyel cihaz servisleri: seri numarasıyla kayıt açması gereken firmalar.
• Mesai dışı talep alan her servis firması: gece gelen talebi sabah hazır bulmak isteyenler.

Entegrasyonlar ve bağlı modüller

• WhatsApp Business (Meta): resmi işletme hattı
• İş talep yönetimi: bot ve gelen kutusundan açılan talepler aynı iş listesine düşer
• Müşteri ve cihaz takibi: kayıtlı müşteri, cihaz ve adres bilgisi bottan kullanılır, yeni cihaz karta eklenir
• Otomatik mesajlar: randevu, bakım, kargo ve "teknisyen yolda" bildirimleri WhatsApp kanalından da gider
• SMS entegrasyonu: WhatsApp kullanmayan müşteriler için SMS kanalı
• Santral entegrasyonu: telefonla gelen çağrılar için

Nereden başlamalı?

Müşterileriniz zaten WhatsApp'ta. Arıza kaydını da oradan alın, servis kaydı kendiliğinden açılsın. Ücretsiz demo hesabı oluşturun, fiyatları inceleyin ya da WhatsApp kurulumunu birlikte yapmak için bizimle iletişime geçin.

WhatsApp Arıza Kaydı ve Chatbot Hakkında Sıkça Sorulan Sorular