Servis Takip Programı: Montaj, Kurulum, Bakım ve Saha Hizmetlerini Tek Yerden İzleyin

Servis takibi neden kâğıtla ve Excel'le yürümüyor?

Hizmet işletmelerinin çoğu işe defter, Excel dosyası ve WhatsApp gruplarıyla başlar. İş sayısı az olduğunda bu yöntem çalışır; ancak müşteri ve personel sayısı arttıkça aynı sorular her gün tekrarlanır:

• Müşteri aradığında işinin hangi aşamada olduğu ancak sahadaki personele sorularak öğrenilir.
• Aynı adrese daha önce kimin gittiği, hangi ürünün takıldığı, hangi malzemenin kullanıldığı bulunamaz.
• Montajı yapılan ama faturası kesilmeyen, tahsilatı unutulan işler ay sonunda ortaya çıkar.
• Periyodik bakım zamanı gelen müşteriler hatırlanmaz; iş rakibe gider.
• Kâğıt servis formları kaybolur, müşteri imzası ve fotoğraf kanıtı olmadığı için anlaşmazlıklar uzar.

Servis takip programı bu bilgileri tek kayıtta toplar. Böylece bilgi, işi yapan kişinin hafızasında değil sistemde kalır; personel değişse bile müşterinin geçmişi kaybolmaz.

Hangi işletmeler servis takip programı kullanır?

"Servis" kelimesi yalnızca arıza onarımı anlamına gelmez. Müşteriye bir ürün kuran, düzenli bakım yapan ya da yerinde hizmet veren her işletme servis takibi yapar. Servis Pozitif bu farklı iş modellerine uyacak şekilde özel alanlar, kuruma özel form ve iş durumu tanımlarıyla çalışır.

Montaj ve kurulum firmaları

Klima, kombi, güvenlik kamerası, alarm, otomasyon, uydu ve ses-görüntü sistemi kuran ekipler her kurulumu bir servis kaydı olarak açar. Kurulan ürünün seri numarası cihaz kartına yazılır, kurulum fotoğrafları işe eklenir, müşteri mobilde formu imzalar. İleride aynı cihaz için gelen arıza veya bakım talebi bu geçmişin üzerine eklenir. Sektöre özel örnekler için güvenlik sistemleri ve klima sayfalarına bakabilirsiniz.

Periyodik bakım yapan firmalar

Jeneratör, su arıtma, asansör çevresi ekipmanlar, endüstriyel mutfak veya medikal cihaz gibi düzenli bakım gerektiren alanlarda iş, sözleşmeye bağlıdır. Bakım yönetimi ile sözleşmeden otomatik bakım takvimi oluşur, Yaklaşan Bakımlar panosundan toplu servis açılır, bakım zamanı müşteriye otomatik mesajla hatırlatılabilir.

Saha hizmeti veren ekipler

Gün içinde birden fazla adrese giden ekiplerde servis takibi ile saha planlaması iç içedir. İşler personele atanır, personel mobil uygulamada sıradaki işini görür; "Yolda", "Başladı", "Bitti" gibi durumlar ofise anında yansır.

Ürün satan ve satış sonrası hizmet veren bayiler

Satış yapan, ardından garanti ve satış sonrası destek veren firmalar için satış faturası, cihaz kaydı ve servis geçmişi aynı müşteri kartında birleşir. Trendyol üzerinden satış yapan firmalarda siparişten müşteri, garanti ve servis kaydı oluşturulabilir.

Servis Pozitif'te bir servis kaydında neler takip edilir?

• Müşteri ve adres: müşteri yönetimi ile il/ilçe, harita konumu, kurumsal müşterilerde birden fazla kullanıcı.
• Ürün veya cihaz: cihaz kartı, seri numarası, QR/barkod, bir kayıtta birden fazla cihaz.
• Talep ve durum: talebin nereden geldiği, şikâyet/istek, firmanıza özel durum aşamaları.
• Personel ve randevu: atanan teknisyen veya ekip, ajandadaki randevu.
• Yapılan işlem ve malzeme: işçilik, kullanılan parça; parça stoktan düşer.
• Kanıt: fotoğraf ve dosyalar bulutta, müşteri imzalı servis formu PDF olarak e-postayla gönderilebilir.
• Para: ücret, fatura, tahsilat ve kalan bakiye.
• Memnuniyet: iş sonrası anket ile teknisyen bazında memnuniyet ölçümü.

Bir servis kaydının yolculuğu

1. Talep gelir: telefon (santral entegrasyonunda arayan müşteri tanınır), WhatsApp gelen kutusu, web sitenize gömülü talep formu veya TalepGo portalından.
2. Kayıt açılır: müşteri ve cihaz seçilir, talep yazılır; gerekirse önce teklif hazırlanır ve müşteri linkten onaylar.
3. Personele atanır: randevu verilir, müşteriye SMS/WhatsApp ile bilgi gider.
4. Sahada iş yapılır: teknisyen mobil uygulamada işlemi, parçayı, fotoğrafı ve kontrol listesini girer, müşteriye imzalatır.
5. Kapanış ve tahsilat: servis formu PDF'i gönderilir, fatura kesilir, tahsilat kaydedilir.
6. Takip: anket gönderilir, bakım tarihi varsa sistem hatırlatır.

Servis takip programı seçim kriterleri

Bir programı değerlendirirken ekran görüntüsünden çok, kendi iş akışınızın bir gününü programda baştan sona yürütüp yürütemediğinize bakın. Aşağıdaki tablo, sorulması gereken soruları ve Servis Pozitif'teki karşılığını özetler.

Bunlara ek olarak programın bulut tabanlı olup olmadığına, kurulum gerektirip gerektirmediğine, destek kanallarına ve ekip büyüdükçe fiyatın nasıl değiştiğine bakın. Kullanıcı sayısına göre güncel paketler fiyatlar sayfasında yer alır.

Servis takibi ile teknik servis yönetimi arasındaki fark

Servis takibi, işin "nerede kaldığını" bilmektir. İşletme büyüdükçe bu takip; stok, ön muhasebe, saha planlama ve raporlamayla birleşerek bütün bir yönetim sistemine dönüşür. Servis Pozitif bu iki ihtiyacı aynı yazılımda karşılar: küçük bir montaj ekibi yalnızca servis kaydı ve mobil uygulamayla başlayabilir, ihtiyaç doğdukça stok, ön muhasebe ve saha planlama modüllerini kullanmaya başlar. Teknik servislere özel kapsamlı tanıtım için teknik servis programı sayfasını inceleyebilirsiniz.

Nasıl başlanır?

Ücretsiz demo hesabı oluşturun, birkaç gerçek müşterinizi tanımlayın ve bu haftanın işlerini sisteme girerek deneyin. Sorularınız için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Servis Takip Programı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular